System ERP wykorzystywany jest do planowania zasobów w tysiącach firm. I w sumie niewiele o wiemy. Postanowiliśmy przybliżyć funkcjonowanie systemu oraz pomóc w wyborze właściwego rozwiązania.
2. Systemy ERP – Optima i XL
3. Wdrażanie systemów ERP poprzedzone analizą
4. Szkolenie i wsparcie po wdrożeniu systemu ERP
5. Integracja z systemami
System ERP – definicja i zastosowanie
System klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) integruje każdy dział oraz usprawnia jego funkcjonowanie. Wszystko odbywa się za pomocą wspólnej bazy danych wykorzystywanej w ramach jednego systemu. Taki dostęp do stale aktualizowanych informacji sprawia, że podejmowanie decyzji w firmie staje się proste, a wszelkie informacji mamy przedstawione „czarno na białym”.
Przed wprowadzeniem systemu klasy ERP informacje z różnych działów znajdują się w różnych miejscach i ciężko utrzymać aktualne informacje. A dzięki wspólnej bazie danych z systemu ERP wszystkie informacje z działów znajdują się w jednym miejscu i nie ma żadnych ograniczeń. Dlatego, np. dane wprowadzone do systemu przez kierownika magazynu, widoczne są dla wszystkich innych działów firmy.
System to także ułatwienia dla sprzedawcy/handlowca, który przyjmuje zamówienie od Klienta od razu może korzystać z danych wprowadzonych do systemu (dane klienta, historia zamówień, stany magazynowe, opcje dostawy).
Oprogramowanie działa w czasie rzeczywistym, co oznacza, że wszystkie dane – te wprowadzone poprawnie, jak i błędnie – są od razu widoczne. Dlatego każdy z użytkowników musi zachować ostrożność przy wpisywaniu informacji.
Opisywane na stronie http://www.connecto.pl/erp-system-do-zarzadzania-firma/ systemy informatyczne usprawniają prowadzenie księgowości oraz wspierają dystrybucję, serwis, czy wspomnianą produkcję. Warto pamiętać, że konfiguracja systemu odbywa się indywidualnie dla każdej firmy. Choć działania biznesowe w wielu branżach wyglądają podobnie, to w niektórych z nich występują specyficzne procesy.
Dlatego oprogramowanie musi zostać tak zmodyfikowane, by w pełni odpowiadało potrzebom i oczekiwaniom przedsiębiorstwa. Istotny jest również zakres dostępu do danych, który zależny jest od roli i stanowiska danego użytkownika w organizacji.
Systemy ERP – Optima i XL
Do najpopularniejszych rozwiązań klasy ERP należą systemy Optima oraz XL, stworzone przez krakowskiego producenta Comarch SA. Oba te systemy automatyzują powtarzalne procesy, skracają czas wykonywanych zadań oraz pozwalają efektywniej działać pracownikom.
Comarch ERP Optima wykorzystywany jest przez firmy z sektora MŚP – małe i średnie przedsiębiorstwa. Istnieje też specjalna wersja oprogramowania dla biur rachunkowych. Comarch ERP XL to rozwiązanie dedykowane dla średnich i dużych firm.
Wykorzystując ten system:
• na magazynie: otrzymujemy aktualny stan magazynowy, widzimy ilość zarezerwowanych produktów oraz wiemy, w jakim miejscu się znajdują (jeśli mamy np. dwa magazyny lub więcej)
• w produkcji: kontrolujemy ilość zaplanowanych produktów do produkcji oraz otrzymujemy dane dotyczące aktualnie produkowanej ilości
• w handlu: widzimy ilość produktów, która jest gotowa do sprzedaży, możemy potwierdzić zamówienia sprzedażowe, mamy pod ręką informacje o kliencie
Wybór i wdrożenie oprogramowania zależne jest od ilości stanowisk oraz niezbędnych modułów. Na wszelkie pytania odpowiada analiza przedwdrożeniowa, o której piszemy poniżej.
Wdrażanie systemów ERP poprzedzone analizą
Wpływ na odpowiednie działanie systemu ma analiza przedwdrożeniowa, dlatego tak ważna jest ścisła współpraca między specjalistami wdrażającymi oprogramowanie, a firmą decydującą się na nie. Dzięki przeprowadzeniu analizy wdrożenie systemu będzie opierać się wyłącznie na niezbędnych elementach, które będą funkcjonować w firmie. Wykonanie analizy nie jest koniecznie, ale bez niego może dojść do sytuacji, że zostaną wdrożone moduły całkowicie nieprzydatne z punktu widzenia przedsiębiorstwa.
Kto powinien wziąć udział w analizie? Do wspólnej rozmowy z osobami wdrażającymi system powinni usiąść nie tylko właściciele firmy, ale również kierownicy, a nawet pracownicy niższego szczebla. To oni głównie będą korzystać z systemu, dlatego dobrze jest poznać ich opinię dotyczącą tego, czego brakuje, co przeszkadza, a co mogłoby pomóc.
Takie informacje znacznie ułatwią wdrażanie systemu konsultantom.W trakcie wykonywanie analizy specjaliści cały czas kontaktują się z Klientem, by dopytać o szczegóły, jeśli jest taka potrzeba. Takie działania niwelują ryzyko błędów i niepoprawne wdrożenie systemu w firmie.
Szkolenie i wsparcie po wdrożeniu systemu ERP
Sprawdzenie, czym jest system ERP, jego wybór oraz wdrożenie w firmie to dopiero połowa drogi. Ważnym elementem jest szkolenie z działania oprogramowania. Mowa tu o poznaniu podstawowych funkcji rozwiązania, jak i tych bardziej zaawansowanych. Dzięki temu użytkownicy oswojeni są z systemem, co przekłada się na szybszą i dokładniejszą pracą.
Firmy z branży IT oferują również wsparcie po wdrożeniu systemu, z którego warto skorzystać. Polega to na szybkim rozwiązaniu problemu, jeśli system przestanie funkcjonować, trzeba będzie dodać funkcje w systemie lub po prostu przeszkolić kolejnego użytkownika.
Integracja z systemami
Opisany wyżej system ERP integruje się też m.in. z rozwiązaniem Connecto DMS pod kątem elektronicznego obiegu dokumentów, CRM, Business Intelligence, oraz projektów. W tej kwestii najlepiej skontaktować się producentem systemu, firmą Connecto i dowiedzieć się, z jakimi jeszcze systemami integruje się DMS.
Chcesz wdrożyć system ERP u siebie w przedsiębiorstwie? Zadzwoń 32 420 66 21 lub wypełnij formularz.