Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli zaoszczędzić przedsiębiorstwom co najmniej 60 procent czasu na obsługę konkretnego działania. Wszystko po wejściu unijnego rozporządzenia eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, które zaczęło obowiązywać 1 lipca.
Elektroniczny obieg dokumentów popularny wśród firm i instytucji
Rozwiązanie w postaci elektronicznego obiegu dokumentów wybierane jest przez firmy z sektora MŚP oraz większe przedsiębiorstwa. Do tego grona rokrocznie dołączają różne instytucje, np. urzędy, w których potrzebne są usprawnienia działów administracyjnych.
Sprawny przepływ faktur i umów to jedna z największych zalet oprogramowania. Użytkownik jest w stanie sprawdzić, gdzie w danym momencie znajduje się dokument i czy zostało podjęte jakieś działanie (akceptacja/odrzucenie faktury, przekazanie jej do księgowości, płatność). Każda z wykonanych czynności widoczna jest w systemie.
fot. elektroniczny obieg dokumentów Connecto DMS (zdjęcie dzięki uprzejmości firmy Connecto)
Oprogramowanie do obiegu dokumentów można zintegrować z rozwiązaniami CRM oraz Business Intelligence czy systemem do zarządzania projektami. Integracja ta zależna jest od potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa, które decyduje się na wdrożenie systemu.
Poniżej opisujemy nowe akty, które usprawniają działanie elektronicznego obiegu dokumentów. Podpowiadamy też jak wybrać właściwy system i jak jego obecność może wpłynąć na działanie firmy.
Nowe akty prawne ułatwiają funkcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów
Rozporządzenie weszło w życie z początkiem lipca, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.
Ustawodawca postanowił wyjść naprzeciw oczekiwaniom firmy, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, co pozwoli działać szybciej pod kątem zarządzania informacją, dokumentem i kontaktem z klientem.
Rozporządzenie eIDAS wyjaśnia, że dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, a w szczególności: tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne oraz audiowizualne. Przepisy unijne mają upowszechnić stosowanie elektronicznego podpisu równoważnego pod kątem skutków prawnych dokumentom, które zostały podpisane własnoręcznie. Tego skutku nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Należy wspomnieć, że przepisy z tego obszaru w całej Unii Europejskiej są takie same. Dzięki temu kontakt biznesowy i administracyjnych pomiędzy firmami z różnych państw będzie znacznie prostszy.
Źródło: http://ksiegowosc.infor.pl
System elektronicznego obiegu dokumentów i rewolucje w firmie
W firmach, gdzie nie zdecydowano się na elektroniczny obieg dokumentów i wciąż funkcjonuje dokument papierowy często spowalnia on procesy biznesowe, a zdarza się, że je zatrzymuje. A w przedsiębiorstwie najważniejszą kwestią jest czas obsługi procesu lub operacji. Obieg dokumentów to również oszczędność kosztów, która dotyczy drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwach.
Warto wiedzieć, że najlepiej sprawdza się elektroniczny obieg dokumentów, który stworzony od podstaw na zamówienie. Omijając gotowe (pudełkowe) rozwiązania zyskamy nie tylko na funkcjonalności, ale również cenie. Nie powinno stawiać się na jedno rozwiązanie, oferowane każdej firmie niezależnie od branży, zatrudnienia, czy budżetu jaki można przeznaczyć na system.
Obieg dokumentów szyty na miarę
Wybierajmy rozwiązanie „szyte na miarę” naszych potrzeb i oczekiwań, wtedy nie zapłacimy za funkcje oprogramowania, które są dla nas zbędne, a często trzeba ich użyć, by przejść dalej do właściwych, interesujących nas opcji.
Popularnym rozwiązaniem wybieranym przez firmy z sektora MŚP oraz korporacje jest elektroniczny obieg dokumentów producenta Connecto. Popularność systemu jest tak duża głównie ze względu na konfigurację pod wymagania i potrzeby firmy. Poza tym oprogramowanie integruje się z systemami klasy ERP, o czym piszemy poniżej. Więcej o rozwiązaniu można przeczytać na stronie http://www.connecto.pl/jak-elektroniczny-obieg-dokumentow-wplywa-na-dzialanie-firmy
Elektroniczny obieg dokumentów musi się integrować
Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów (nazywany również Workflow) warto sprawdzić czy system integruje się z innymi rozwiązaniami np. klasy ERP. Wtedy oszczędzimy sobie kosztów związanych z zakupem kolejnego, osobnego oprogramowania i jesteśmy w stanie połączyć rozwiązania firmy X z systemami firmy Y – oczywiście jeśli jest taka możliwość – dlatego trzeba to sprawdzić przed wyborem rozwiązania. A jakie zalety posiada elektroniczny obieg dokumentów?
Po pierwsze to oszczędność czasu, bowiem przekazywanie dokumentów odbywa się za pomocą kilku kliknięć myszką, a ryzyko popełnianych przez pracowników błędów zmniejsza się nawet do 45%. Po drugie to mniejsze koszta prowadzenia firmy, związane z archiwizowaniem i administrowaniem dokumentami. To także wzrost wydajności pracowników, dzięki szybszemu obiegowi dokumentów między działami firmy. Wszystkie dokumenty są bezpieczne, a właściciel firmy decyduje kto i na jakim poziomie ma do nich dostęp.
Zarządzanie dokumentami można podzielić na cztery etapy:
Etap1:
Stworzenie dokumentu poprzez skan lub przesłanie dokumentu mailem/wprowadzenie do komputera
Etap2:
Opisanie wprowadzonego dokumentu, dzięki czemu bez problemu znajdujemy go w systemie
Etap3:
Zatwierdzają elektronicznego dokumentu w systemie przez osobę z uprawnieniami
Etap4:
Zatwierdzony dokumentów jest automatycznie archiwizowany w systemie i pozostaje do dyspozycji zespołu
Elektroniczny obieg dokumentów a jego wdrożenie
Cały proces powinien zacząć się od spotkania i analizy przedwdrożeniowej, dzięki której określimy potrzeby firmy. Czasami wystarczy prosty obieg składający się z przekazania dokumentu do adresata, akceptacji bądź odrzucenia, a następnie np. płatności. Zdarzają się też sytuacje, gdzie obieg ten jest bardziej skomplikowany i trzeba dokładnie przemyśleć ścieżkę, jaką ma krążyć.
Podczas analizy ustala się również zakres dostępu dla pracowników, kierowników oraz zarządu/właścieli firmy. Elektroniczny obieg dokumentów może działać zarówno z systemem ERP, jak i innymi modułami do zarządzania, np. CRM do zarządzania relacjami.
Po ustaleniu wszystkich szczegółów specjaliści z firmy informatycznej przystępują do wdrożenia, które przez cały czas konsultowane jest z Klientem. Sam proces wdrożenia odbywa się sprawnie i często w ogóle nie wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub ogranicza jego działania w minimalnym stopniu.
Użytkownicy systemu zostają przeszkoleni z jego obsługi, a Klient ma możliwość wykupienia tak zwanej „asysty powdrożeniowej”. Zawiera się w niej bieżąca obsługa w przypadku, gdy pojawi się problem w systemie, który trzeba szybko rozwiązać. Samo wsparcie i jego usługi można doprecyzować w zależności od potrzeby przedsiębiorstwa.
Elektroniczny obieg dokumentów dla każdej branży
Opisywany elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany w urzędzie jest tylko przykładem, ponieważ system radzi sobie w każdej firmie, w której występują faktury czy umowy. Rozwiązanie te wdrożno m.in w brażny budowlanej, produkcyjnej, handlowej, a nawet projektowej.