Archiwizacja dokumentów polega na gromadzeniu, przechowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu konkretnych materiałów. Dzisiejsze archiwa funkcjonują nieco inaczej niż kiedyś. Nie są to wyłącznie gabinety pełne ksiąg i teczek, ale też elektroniczne dokumentacje. Przyjrzyjmy się zasadom prawidłowej archiwizacji.
W środowisku przedsiębiorców archiwizacja dokumentów całej firmy niezmienne pełni ważną rolę. Jej brak bądź luki w zbiorach niosą za sobą poważne konsekwencje – prawne i finansowe. Warto więc przyłożyć się do skrupulatnej archiwizacji. Warto również wiedzieć, że niedługo większość akt osobowych pracowników będzie mogła być przechowywana za sprawą form digitalnych.
Wszystko za sprawą Rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, który ma wejść w życie już w 2019 roku. Nie należy więc zwlekać i już warto rozważyć opcję wdrożenia właściwego systemu elektronicznego przepływu dokumentów do firmy.
Archiwizacja dokumentów – jak to robić?
Procedury archiwizacji i ewidencji dokumentów to jedno z podstawowych przedsięwzięć warunkujących pomyślne funkcjonowanie każdej firmy – bez względu na jej rozmiar i zasięg działania. W obliczu wielu spraw urzędowych, księgowych, finansowych oraz ogólnej administracji, gromadzenie dużej ilości pism, decyzji, zaświadczeń, faktur czy potwierdzeń jest po prostu nieuniknione. Umożliwia to właściwe zarządzanie zasobami oraz kontrolę nad funkcjonowaniem firmy.
Niektóre z tych dokumentów wędrują do archiwów, gdzie są przechowywane tak długo, jak określają to poszczególne przepisy. Najczęściej przez okres kilku lat, a w przypadku akt pracowniczych nawet 50 lat. Jednak na tym rola archiwów się nie kończy. Wszelkie księgi, dokumenty, dane i akta muszą być gromadzone w taki sposób, aby możliwe było skorzystanie z nich i udostępnianie, kiedy zaistnieje taka potrzeba.
To właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na modernizację ich obiegu. Jest to możliwe za pomocą specjalistycznego systemu archiwizacji, który pozwala na organizację tysięcy pozycji. To z kolei zapewnia oszczędność przestrzeni, czasu oraz pieniędzy.
System do archiwizacji dokumentów
System archiwizacji dokumentów może przyjmować różne formy – ważne, aby został dopasowany do profilu działalności firmy oraz spełniał swoje podstawowe funkcje. Archiwizacja dokumentów jest inaczej zabezpieczeniem ważnych świadectw wieloletnich praktyk firmy, które niejednokrotnie okazują się użyteczne w dłuższej perspektywie. Warto pamiętać, że przedsiębiorcy mają obowiązek posiadania określonych dokumentacji, dlatego kontrahenci, urzędy nadzoru czy inspektoraty mogą zażądać od firmy ich okazania w każdym momencie.
O systemie elektronicznego obiegu dokumentów wspominają też specjaliści na stronie firmy http://www.connecto.pl/jak-elektroniczny-obieg-dokumentow-wplywa-na-dzialanie-firmy/. Connecto na co dzień zajmuje się wdrażaniem rozwiązań informatycznych.
Dla wielu placówek stworzenie miejsca, które pomieści wymaganą ilość dokumentów i dodatkowo zadba o odpowiednią standaryzację, zagwarantuje szybki dostęp i sprawne wyszukiwanie jest nie lada wyzwaniem. Na pomoc przychodzą więc systemy obsługujące elektroniczny obieg dokumentów. Archiwizacja dokumentów bezpośrednio usprawnia wszystkie działania związane z organizacją dokumentacji firmowej – jej gromadzenie, przechowywanie, modyfikowanie i udostępnianie. Jedyne co należy zrobić to przeprowadzić rzetelną analizę potrzeb, a następnie nawiązać współpracę z określonym producentem programu informatycznego.
Dedykowany system, którego wygląd i zasady działania są dostosowane do codziennej aktywności pracowników, stanowi wybawienie dla coraz większej ilości przedsiębiorstw i urzędów. W obliczu nadchodzących zmian, które upowszechnią elektroniczne prowadzenie dokumentacji, jest to krok na przód, który w płynny sposób umożliwi firmie wprowadzanie obowiązkowych zmian. Sama archiwizacja dokumentów to usprawnienie działań oraz szybszy dostęp do faktur, umów, czy zapytań ofertowych.
Wdrożenie systemu archiwizacji dokumentów – zalety
Wspierany przez cyfryzację system archiwizacji dokumentów niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim każdy dokument zostaje opisany – otrzymuje unikatowy numer, przypisuje mu się konkretne miejsce w przestrzeniach archiwalnych oraz, co bardzo ważne, określa dostępność dla poszczególnych grup pracowniczych. Jest to pomocne głównie z przypadku podziału dokumentacji na jawną oraz tajną. Dzięki systemowi archiwizacji wzrasta poziom kontroli nad wszystkimi zbiorami.
Ponadto elektroniczny obieg dokumentów to znaczna oszczędność czasu. Po prawidłowym wdrożeniu systemy do firmy, wyszukanie i udostępnienie danej pozycji zajmuje zaledwie kilka sekund – bez względu na wielkość bazy czy zakres dat. Również raportowanie stanu archiwum, odnajdywanie zaginionego oświadczenia albo kompletowanie potrzebnej dokumentacji dla komisji kontrolnej nie musi już stanowić problemu. W przypadku konieczności przekazania danych nie jest konieczne ich skanowanie, przetwarzanie i faksowanie, a wystarczy kilka kliknięć w komputerze.
Archiwizacja dokumentów wpływa na podwyższenie komfortu pracowników i tym samym standardów wykonywania obowiązków. Co więcej – usprawnia komunikację, polepsza organizację pracy i wprowadza firmę na wyższy poziom profesjonalnego zarządzania zasobami.
Zapytaj o system archiwizacji dokumentów
Chcesz wdrożyć system do archiwizacji dokumentów u siebie w przedsiębiorstwie? Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz.