Czym jest system workflow i co zyskuje firma wdrażając tego typu oprogramowania dla biznesu? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące rozwiązania, na które decydują się przedsiębiorcy z Polski i Europy.
Oprogramowanie workflow to synonim efektywnego zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi, jakie zachodzą w firmie. Dobrze wdrożony system pozwala na jeszcze szybką i bardziej zorganizowaną pracę, dzięki czemu można zrobić więcej przy mniejszym nakładzie sił.
System Workflow – definicja
Workflow (z ang. work flow – przepływ pracy) to obieg dokumentów i informacji między pracownikami, którzy wykonują określone zadania. Funkcjonalność systemu pozwala na zarządzanie wieloma procesami biznesowymi jednocześnie. Mowa tutaj o rozliczaniu faktur, zarządzaniu kosztem, czy zakupem. Do tego dochodzi również zlecanie i realizowanie zadań oraz rejestrowanie, np. korespondencji.
Korzyści płyną z zastosowania systemu w firmie:
- podział zadań i obowiązków wśród osób odpowiedzialnych za każdy element realizacji
- bieżąca kontrola pracy
- analizowanie skuteczności stosowanych metod działania
- monitorowanie czasu wykonania zadań, co pozwala na modyfikację harmonogramu
- szybki dostęp do dokumentów/informacji
Jakie branże stosują workflow?
System ten najczęściej wdrażany jest w firmach z branży produkcyjnej oraz usługowej, ale nie ma żadnych ograniczeń i przeciwwskazań, by konfigurować w przedsiębiorstwach z innych gałęzi przemysłu. Wykorzystywany jest wszędzie tam, gdzie procesy biznesowe wymagają stałego monitoringu oraz wprowadzania dynamicznych zmian.
Jak wdrożyć system?
Wystarczy kilka kroków, które usprawnią wdrożenie oprogramowania. Przede wszystkim należy określić wewnętrznie czego potrzebuje firma, jak ma funkcjonować obieg oraz kto ma z niego korzystać. Ustalenie to pozwoli na łatwiejsze i szybsze przeprowadzenie analizy przedwrożeniowej oraz konfigurację samego systemu na urządzeniach klienta.
Ile to kosztuje?
Już nieraz pisaliśmy o cenach systemów i o tym, że nie są one stałe. Wiele zależy od ilości stanowisk, wybranych modułów, skomplikowania wdrożenia. Niektórzy chcą połączenia obiegu dokumentów z systemem produkcyjnym, co będzie znacznie bardziej skomplikowane od wdrożenia zwykłego obiegu informacji po firmie. Polecamy tekst dotyczący systemów klasy ERP, które integrują się z opisywanym rozwiązaniem oraz elektronicznym obiegiem dokumentów.
Chcesz wdrożyć system w swojej firmie? Skontaktuj się z nami telefonicznie 32 263 00 00 lub poprzez formularz.