Reklama

Przykład obiegu dokumentów w firmie

5 listopada 2018
184 Wyświetlenia artykułu
[Głosów:0    Średnia:0/5]

Bardzo modnym ostatnimi czasy stało się wdrażanie w firmie oprogramowania zarządzającego elektronicznym obiegiem dokumentów. Wielu menadżerów zastanawia się nad tym, czy takiego typu system sprawdziłby się w ich przedsiębiorstwie. 

Przykładowy obieg dokumentu

Jednym z najczęściej wdrażanych procesów biznesowych, w ramach elektronicznego obiegu dokumentów jest obieg akceptacyjny faktury kosztowej z finałem w postaci importu do systemu księgowego posiadanego przez firmę.

Opisany poniżej proces jest jedynie przykładem, stworzonym w oparciu doświadczenia wdrożeniowe konsultanta Connecto – producenta platformy do obiegu dokumentów Connecto DMS.

Od rejestracji do księgowości

Najczęściej pierwszym krokiem na ścieżce obiegu faktury kosztowej jest rejestracja dokumentu oraz jego zeskanowanie w sekretariacie. Nie ma różnicy czy punktów wejścia do systemu jest wiele lub jeden. Faktura po zeskanowaniu trafia jako załącznik do cyfrowej faktury kosztowej w systemie Connecto DMS.

Zadaniem osoby rejestrującej jest uzupełnienie podstawowych danych. Najczęściej jest są to:
• Informacje o Kliencie (istnieje możliwość pobrania danych Klienta z GUS)
• Daty – dokumentu, rejestracji, termin płatności
• Wartości – pozycje dokumentu wraz z wartościami lub zbiorcza wartość dokumentu

W zależności od wyboru firmy obieg faktury może wymusić na osobie rejestrującej przekazanie dokumentu do kierownika działu, konkretnego pracownika, koszyka faktur oczekujących na rozliczenie lub bezpośrednio do księgowości.

Faktura na swej drodze po firmie rozliczana jest względem budżetów zadań i działów. Pracownik wskazuje pozycję budżetową, wskazuje wartość obciążenia oraz datę poniesienia kosztu. Dokument przesyłany jest do księgowości w momencie, gdy zostanie on w pełni rozliczony, czyli suma rozliczeń budżetów będzie równa wartości netto faktury.

Na ostatnim etapie faktura jest w posiadaniu pracownika księgowości, który może skorzystać z danych wcześniej wprowadzonych przez pracowników firmy i za pomocą jednego przycisku przenieść je do odpowiedniego miejsca w systemie księgowym, jednocześnie archiwizując cyfrową kopię faktury kosztowej znajdującej się w systemie Connecto DMS.

Po co wdrażać obieg dokumentów?

Firmy wdrażają obieg dokumentów, aby uszczelnić wewnętrzne procesy biznesowe. Przekłada się to na przyśpieszenie wykonywanych działań oraz zwiększenie bezpieczeństwa kluczowych danych.

Wdrażając obieg faktury kosztowej mamy pewność, że dokument nie trafi w niepowołane ręce (zaawansowany system uprawnień), nie zostanie zgubiony oraz będzie dostępny dla odpowiednich osób 24 godziny na dobę z każdego miejsca na świecie.

Prezentacja obiegu dokumentów

Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej organizacji, zastanów się jakie procesy biznesowe w Twojej firmy mogłyby zostać usprawniony przez oprogramowanie tego typu, a następnie umów się na prezentację, w czasie której poznasz proponowane sposoby na ich przyśpieszenie i uszczelnienie.

Umów się na dedykowaną prezentację systemu w siedzibie Twojej firmy lub w centrali Connecto. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij poniższy formularz.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Treść wiadomości

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 poz. 1000)

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość do Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Uprzejmie informujemy, że:
a) Connecto Sp. z o. o o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec stanie się Administratorem Pani/Pana danych osobowych,
b) dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zapytanie, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych - wykorzystamy je dla przedstawienia oferty naszych produktów i usług bądź informacji o naszej działalności,
c) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.,
d) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi nam odpowiedź na Pana/Pani zapytanie złożone za pośrednictwem stron internetowej
e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
f) dane osobowe będą przetwarzane w warunkach zapewniających ich ochronę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
g) dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
W zakresie określonym w pkt. a)-f) powyżej oświadczenia, żądania lub pytania należy zgłaszać w formie elektronicznej na adres biuro@connecto.pl lub pisemnej na adres Connecto Sp. z o.o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec.

Czytaj także:

Oprogramowanie do zarządzania firmą. Jakie powinno być?
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia33 Wyświetleń artykułu
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia33 Wyświetleń artykułu

Oprogramowanie do zarządzania firmą. Jakie powinno być?

Adrian Lichacz - Sty 03, 2019

Branża informatyczna przeżywa w ostatnich latach boom. Co raz więcej firm z sektora MŚP podejmuje decyzję o wdrożeniu oprogramowania do…

Oprogramowanie dla budownictwa – największe zalety
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia105 Wyświetleń artykułu
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia105 Wyświetleń artykułu

Oprogramowanie dla budownictwa – największe zalety

Kamil Kowalski - Gru 15, 2018

Od lat obserwujemy w Polsce nieprzerwany boom budowlany. We wszystkich gałęziach budownictwa pojawia się co raz więcej dużych projektów. Dzięki…

Dlaczego warto wybrać system DMS od Connecto
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia185 Wyświetleń artykułu
Gorące, Systemy DMS
Udostępnienia185 Wyświetleń artykułu

Dlaczego warto wybrać system DMS od Connecto

Daria Sot - Lis 15, 2018

Z roku na rok rośnie ilość firm decydujących się na wdrożenie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi w firmie. Połączenie narzędzia…