Od 1 stycznia 2022 roku możliwe jest przekazywanie faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Korzystanie z tego rozwiązania ma stać się obowiązkowe już w lutym 2026 roku. Dowiedz się, co to właściwie oznacza i jak możesz przygotować się na zmiany!
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny przeznaczony do uwierzytelniania, wystawiania, odbierania, przeglądania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Już w roku 2026 stanie się systemem obowiązkowym dla każdego polskiego przedsiębiorcy. Aktualnie można z niego korzystać dobrowolnie – jest jeszcze w fazie pilotażowej.
System oznacza elektroniczne faktury specjalnym numerem identyfikacyjnym. Dzięki temu organy podatkowe mogą w czasie rzeczywistym weryfikować poprawność uwzględnionych na nich danych. Rozwiązanie to ma znacznie przyspieszyć i ułatwić procesy związane z fakturami, umożliwiając pełną kontrolę.
Co zmienia jego wprowadzenie?
Kto już w lutym 2026 roku ma mieć obowiązek korzystania z KSeF?
- Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami podatku VAT.
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Co właściwie oznacza wprowadzenie KSeF-u? Korzystając z niego można wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Będzie to oficjalny, obowiązkowy kanał – nie będzie można już przekazywać ich np. drogą mailową (wyjątkiem są faktury dla konsumentów oraz niektóre inne szczególne typy faktur, które nadal będą mogły być przesyłane w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. w formie PDF lub papierowej). Będzie odbywać się to za pośrednictwem platformy KSeF, udostępnionej przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów. W tym momencie dostępne są wersja produkcyjna oraz wersja testowa i przedprodukcyjna. Więcej informacji znajdziesz na: https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/.
Alternatywnie, przedsiębiorcy będą mogli korzystać z systemów, które są zintegrowane z API KSeF-u. Najważniejsze, by struktura faktur była zgodna z oficjalnym wzorem, a pola nieobligatoryjne spełniały wymogi praktyki biznesowej i zalecenia kontrolne Ministerstwa Finansów.
Jak sobie z tym poradzić?
Najlepszym sposobem na przygotowanie się na KSeF jest wdrożenie w firmie oprogramowania, które jest już kompatybilne z tym systemem. Dzięki temu spełnienie nowych wymogów będzie o wiele łatwiejsze i szybsze. Przy okazji można pozyskać nowocześniejsze, bardziej praktyczne narzędzie IT, które ułatwi zarządzanie firmą.
Ponieważ można już dobrowolnie korzystać z KSeF-u, warto wcześniej nauczyć się go obsługiwać. Wtedy zmiana będzie właściwie tylko formalnością i cały proces będzie zdecydowanie mniej stresujący. Eksperci Grupy Connecto pomogą Ci dobrać najlepsze oprogramowanie i wdrożą je w Twojej firmie czy organizacji. Nie ryzykuj, że spóźnisz się ze spełnieniem wymogów albo będziesz zmuszony w pośpiechu wprowadzać nowe rozwiązania, nieznane Tobie i Twoim pracownikom.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na: https://connecto.pl/ksef/.