Nawet w niewielkich firmach czy przy prowadzeniu działalności jednoosobowej każdego dnia generuje się sporo dokumentów. Umowy, faktury, rachunki i inne pisma powinny być odpowiednio uporządkowane. Tylko wtedy można łatwo je znaleźć oraz przekazać uprawnionym odbiorcom. Dzięki nowoczesnym systemom z rozwiązaniami AI da się w prosty sposób zapanować nad wszystkimi formalnościami. Wyjaśniamy, jak działa elektroniczny obieg dokumentów w Connecto Neon!
Dokumenty w systemie Connecto Neon
Zarządzanie cyfrowymi dokumentami jest zdecydowanie łatwiejsze i wydajniejsze. Pliki muszą jednak również być odpowiednio archiwizowane, porządkowane oraz udostępniane. Nowoczesne systemy umożliwiają optymalny przepływ dokumentów wewnątrz firmy – uprawnieni pracownicy mogą szybko znaleźć np. potrzebną umowę, a także przekazać ją dalej.
System Connecto Neon jest na bieżąco rozwijany, dlatego niedawno został dodany do niego moduł AI. Sztuczna inteligencja jest niezastąpiona przy formalnościach. Doskonale wyręcza pracowników w powtarzalnych, żmudnych czynnościach. Wystarczy wydać polecenie, by zaoszczędzić sporo czasu i energii. Dzięki temu praca z dokumentami stała się jeszcze łatwiejsza.
Sztuczna inteligencja doskonale sprawdza się w sytuacjach, gdy nie ma się czasu i/lub przestrzeni na to, by usiąść do komputera. Wpisanie jednej komendy zastępuje wykonanie kilku procesów. W ten sposób zwiększa się wydajność pracowników, także tych pracujących zdalnie, hybrydowo czy „w terenie”.
Zarządzanie dokumentami z AI
Nowy moduł AI w systemie Connecto Neon pełni rolę wirtualnego asystenta. Ma formę inteligentnego czatu, do którego wprowadza się (pisemnie lub głosowo – „mowa na tekst”) pytania albo polecenia. W ramach tej samej konwersacji można je doprecyzowywać albo modyfikować. Ponieważ rozmowy zapisują się automatycznie, w dowolnym momencie można do nich wracać i je kontynuować.
Sztuczna inteligencja w kilka sekund może np. znaleźć potrzebny dokument czy konkretne dane, a także wykonać proste zadania. Po wpisaniu w okienko czatu komendy, np. „Pokaż mi nieopłacone faktury z tego miesiąca”, błyskawicznie wyświetli listę. W kolejnych wiadomościach można poprosić o dodatkowe dane albo wydać kolejne polecenia, np. „Pokaż mi osobę odpowiedzialną za fakturę nr 123 z dnia 06.06.2025”.
Z pomocą narzędzia AI można także szybko m.in.:
- stworzyć plik Word albo Excel;
- przeanalizować wybrane pliki;
- wygenerować dynamiczne wykresy i mapy;
- napisać i wysłać wiadomość e-mail.
Konwersacje da się udostępniać innym użytkownikom, dlatego zespół może przejmować i kontynuować działania np. gdy jeden z pracowników uda się na urlop lub zwolnienie lekarskie.
Korzyści z używania asystenta AI w Connecto Neon
Moduł AI jest przydatny w wielu sytuacjach. Korzystanie z niego pozwala m.in.:
- usprawnić rozmaite procesy, np. znajdowanie, tworzenie, analizowanie i udostępnianie dokumentów;
- zwiększyć wydajność pracowników, oszczędzając ich czas i energię;
- zredukować ilość błędów.
Moduł jest zintegrowany już z systemem, dlatego ma dostęp do wszystkich dokumentów dostępnych we wspólnej bazie danych. Pod wieloma względami jest bardziej praktyczne i opłacalne niż zewnętrzne narzędzia. Nie trzeba do niego wgrywać pojedynczych dokumentów (co dodatkowo zmniejsza ryzyko ujawnienia danych), a także daje dostęp do wszystkich funkcji bez żadnych dodatkowych opłat.
Panuj nad wszystkimi dokumentami z pomocą niezawodnego asystenta AI. Wybierz nowoczesne rozwiązanie, dostosowane do potrzeb współczesnego rynku – sprawdź Connecto Neon. Więcej informacji znajdziesz na: https://neonconnecto.pl/.