Dotychczas Krajowy System e-Faktur był jedynie rozwiązaniem opcjonalnym, ale już od lipca tego roku ma stać się obowiązkowy. Takie zmiany są zawsze trudne, ponieważ wiążą się z koniecznością przyzwyczajenia się do kolejnego, nowego oprogramowania. Zdecydowanie łatwiej jest, gdy posiadane już narzędzia IT są z nim kompatybilne. Platforma Connecto i Connecto Neon są już gotowe na KSeF – zobacz, dlaczego warto z nich korzystać!
Czym jest KSeF?
Od 1 stycznia 2022 roku uruchomiony został Krajowy System e-Faktur, który umożliwia przedsiębiorcom tworzenie i przekazywanie faktur. Po fazie testowej rozwiązanie ma stać się obligatoryjne. KSeF to system dedykowany do wystawiania, a także udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Do czasu takie dokumenty będą jeszcze na równi traktowane wraz z będącymi już w obiegu fakturami papierowymi i elektronicznymi.
Jak działa KSeF? Przede wszystkim dba o zgodność dokumentów ze schematem XML, a także nadaje im unikalne numery. Wystawca korzystając z systemu otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca zyskuje dostęp do faktury po zalogowaniu się do systemu. Może to zrobić także anonimowo, po podaniu wybranych danych z dokumentu.
KSeF przynosi przedsiębiorcom wiele korzyści, takich jak m.in.:
- ujednolicenie i ustrukturyzowanie formatu faktur;
- brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur,
- zwolnienie z obowiązku wysyłania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
- krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku (40 dni zamiast 60);
- szybkie i rzetelne potwierdzenia odbioru;
- przyspieszenie i częściowa automatyzacja formalności,
- opcja pobierania faktur z bazy systemu.
Kto korzysta z KSeF?
Z KSeF aktualnie mogą korzystać (i już wkrótce będą do tego zobowiązani):
- przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku płacenia podatku VAT,
- podmioty podlegające szczególnej procedurze unijnej OSS, z polskim identyfikatorem podatkowym NIP.
KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla „vatowców”, zaś dla podmiotów zwolnionych z tego podatku dopiero od 1 stycznia 2025 roku.
Jak przygotować się do obowiązku korzystania z KSeF?
Wprowadzenie KSeF to duża zmiana, która wiąże się z koniecznością odpowiedniego przygotowania pod względem technologicznym. Najważniejsze jest, by zapoznać się z obsługą systemu, a następnie sprawdzić, czy będzie bezproblemowo współpracował z posiadanymi programami. Może się okazać, że dotychczas wykorzystywane narzędzia IT przeznaczone do obiegu dokumentów oraz zarządzania księgowością nie będą z nim kompatybilne.
Najłatwiejszym wyjściem jest przejście na nowoczesne, proste w obsłudze, elastyczne systemy modułowe online, takie jak Platforma Connecto albo Neon Connecto. Ponieważ są już odpowiednio dostosowane do KSeF, dzięki nim cały proces przebiegnie o wiele łatwiej i szybciej.
Oprogramowania są personalizowane, w pełni mobilne, a także doskonale współpracują również z innymi aplikacjami czy narzędziami IT. Do tego są dostosowywane oraz implementowane przez dedykowany zespół specjalistów, dlatego ich wdrożenie odbywa się sprawnie i bez utrudnień. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na: https://www.connecto.pl/ksef