Zakup systemu ERP to dopiero początek. Nowe narzędzia trzeba odpowiednio zaimplementować w firmie, tak by działałby bez zarzutu. W związku z tym konieczne są specjalne przygotowania oraz inne działania. Opisujemy metody i etapy wdrożenia ERP!
Metody wdrożenia ERP
Wyróżnia się dwie metody wdrożenia systemu ERP:
- Implementacja, którą poprzedza zaawansowana analiza wymagań.
- Wdrożenie iteracyjne, w ramach którego na bieżąco ustala się wymagania i przeprowadza się kolejne działania w ustalonych interwałach czasowych.
Pierwszy wariant obejmuje przygotowanie szczegółowego dokumentu, w którym opisane są wszystkie aspekty działania przyszłego systemu. Przy okazji specjaliści sprawdzają dotychczas wykorzystywane narzędzia i weryfikują, czy będą kompatybilne i da się je zintegrować, czy np. trzeba je zastąpić. Dzięki temu mogą stworzyć odpowiedni harmonogram oraz rozpisać budżet, a cały proces odbywa się szybciej. Opcja ta może jednak nie sprawdzić się w przypadku dużych organizacji albo przy złożonym, rozbudowanym systemie. Takie podejście okazuje się wtedy zwykle niedostosowane do stanu faktycznego, np. zbyt uproszczone alb zbyt skomplikowane. W efekcie stworzone wcześniej harmonogram oraz budżet zwykle i tak ulegają zmianie.
Metoda iteracyjna jest zdecydowanie bardziej elastyczna. W ramach tego wariantu w czasie regularnie odbywających się spotkań ustala się kolejne zadania, a także czas potrzebny na ich wykonanie oraz planowany budżet. W ten sposób można dokładnie dostosować system do potrzeb firmy, bez ryzyka opóźnień czy nieprzewidzianych wydatków.
Etapy wdrożenia systemów ERP
Jakie są etapy wdrożenia systemów ERP? W dużym uproszczeniu można opisać 4 główne fazy, które dobrze oddają, jak przebiega cały proces.
- Faza koncepcyjna – klient określa, jak system ma być wykorzystywany w firmie – jaką rolę ma spełniać, w czym pomagać, czemu zapobiegać itp. Ważne jest określenie nie tylko podstawowych potrzeb i oczekiwań, ale też preferencji, wynikających np. ze specyfiki działalności.
- Faza prezentacji – klient bierze udział w prezentacjach dostawców oferujących swoje systemy, by znaleźć najlepszy wariant.
- Faza główna – w zależności od wybranej metody, firma przygotowuje się do implementacji systemu, a następnie przechodzi przez kolejne zaplanowane etapy.
- Faza utrzymania – prawidłowo wdrożony system powinien być nadzorowany przez zespół specjalistów czuwających nad jego działaniem (warto wynegocjować umowę serwisową opartą o zryczałtowaną kwotę).
Gdzie szukać specjalistów od ERP?
Przedsiębiorcy często nie wiedzą, gdzie szukać specjalistów od ERP. Najlepiej wybrać firmę z wieloletnim doświadczeniem, która oferuje własne rozwiązania i/lub dystrybuuje sprawdzone programy. Dobrze, by wybrane funkcje czy całe moduły dało się personalizować i odpowiednio dostosowywać do potrzeb firmy. Przy tym warto sprawdzić, czy w ramach zakupu systemu otrzyma się pełne wsparcie w zakresie wdrożenia, a potem utrzymania serwisowego.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na: https://www.connecto.pl/wdrozenia-systemu-erp-metody-etapy-koszta/.