Od 1 stycznia 2022 roku działa Krajowy System e-Faktur, który ma już niedługo stać się obowiązkowym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Czym jest, kiedy zostanie wdrożony i jak się na to przygotować? W tym wpisie wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć o KSeF!
Co to jest KSEF i od kiedy obowiązuje?
Krajowy System e-Faktur to specjalny system teleinformatyczny przeznaczony do uwierzytelniania, wystawiania, odbierania, przeglądania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-Faktur. Są elektronicznymi dokumentami sprzedaży, które mają uporządkowaną strukturę oraz zawierają określone w przepisach dane. Wystawia się je w formacie xml, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzoru Dokumentów Elektronicznych (więcej na: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/wzor-e-faktury-udostepniony-na-epuap/).
Wspólne formatowanie ma umożliwić właściwe odczytywanie i przetwarzanie informacji zawartych w dokumencie, takich jak data sprzedaży, data wystawienia, dane kontrahenta czy kwoty podatku. Na e-Fakturze uwzględnionych jest więcej danych niż w dotychczas raportowanych w plikach JPK_VAT, JPK_V7M i JPK_FA. Dodatkowo system umieszcza na fakturach specjalny numer identyfikacyjny, który umożliwia organom podatkowym weryfikację poprawności danych w czasie rzeczywistym.
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Pierwotnie zmiana miała zostać wprowadzona w lipcu 2024 r. Obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne.
Na początku 2027 r. planowane jest rozszerzenie obowiązku na mikroprzedsiębiorców oraz faktury do 450 zł i nieprzekraczające łącznie 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie.
Jak wdrożyć go w firmie?
Do wdrożenia KSeF w firmie trzeba się przygotować. W tym celu należy:
- zintegrować systemy księgowe z KSeF,
- zapewnić dostęp Ministerstwa Finansów do danych przedsiębiorstwa,
- wdrożyć / zoptymalizować obieg dokumentów (w szczególności proces wystawiania i księgowania faktur sprzedażowych).
Przed wprowadzeniem KSeF warto dodatkowo wykonać:
- audyt obecnego procesu fakturowania, w celu wyłapania ewentualnych nieprawidłowości;
- upgrade systemu księgowego / do zarządzania firmą (tak by były kompatybilne z KSeF);
- szkolenie zespołu w zakresie obsługi systemu;
- test systemu, w celu sprawdzenia poprawności jego działania.
Jakie systemy informatyczne zgodne z KSEF wybrać?
Obowiązkowe wdrożenie KSeF ma odbyć się już za kilka miesięcy, dlatego jest to ostatni dzwonek dla wszystkich nieprzygotowanych przedsiębiorców. Procedura jest dość skomplikowana, dlatego konieczne może być wsparcie profesjonalistów.
Ważnym krokiem jest wybór oprogramowania zgodnego z KSeF. Najrozsądniej wdrożyć system, który jest w pełni kompatybilny, a przy tym ułatwia codzienne obowiązki. Najlepiej zdecydować się na elastyczną, skalowalną platformę, którą można dostosować do specyfiki branży i samej firmy.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie: https://www.connecto.pl/ksef/.