Elementy skutecznego zarządzania firmą dzięki systemom IT

[Głosów: 0   Average: 0/5]

Zarządzanie firmą jest w dzisiejszych czasach łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Wszystko dzięki systemom IT, które dają możliwość przeniesienia do cyfrowej rzeczywistości rozmaitych składowych procesu biznesowego.

To, który obszar działań przedsiębiorstwa zostanie usprawniony, zależy od rodzaju wybranego oprogramowania. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by dostępne moduły złożyć w całość, zapewniając sobie tym samym kompleksowe wsparcie w zarządzaniu biznesem.

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to oprogramowanie przeznaczone do zarządzania dokumentacją każdej klasy – a zwłaszcza jej przepływem w firmie i rejestracją oraz archiwizacją. System może być wykorzystywany w rozmaitych przedsiębiorstwach. Nie ma tutaj ograniczeń ani w zakresie wielkości biznesu, ani jego branży – każdorazowo oprogramowanie jest bowiem dopasowywane do potrzeb i wymagań konkretnego biznesu. Jego wdrożenie odbywa się etapami, dzięki czemu funkcjonowanie firmy nie zostaje zaburzone, a pracownicy mają wystarczająco dużo czasu na zaznajomienie się z nowym rozwiązaniem.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje dokumentację przedsiębiorstwa i pozwala na sprawne zarządzanie procesami w zakresie jej przepływu. Rozwiązanie zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz innych kluczowych informacji i usprawnia pracę całej firmy (workflow). Poprawa funkcjonalności objawia się m.in. poprzez większą produktywność zespołu czy terminowość wykonywanych zadań.

Dzięki oprogramowaniu wszystko zlokalizowane jest w jednym miejscu. To z kolei przekłada się na szybkie i proste wyszukiwanie, zredukowanie ilość dokumentów papierowych i daje możliwość kontroli położenia dokumentu. Tym samym wyeliminowane zostaje ryzyko zgubienia lub zniszczenia ważnych umów, faktur oraz dokumentów innego rodzaju. Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na ustalenie osób upoważnionych do wglądu w poszczególne arkusze dokumentacji, co z kolei zapobiega ich dostaniu się w niepowołane ręce.

CRM

CRM to innowacyjne oprogramowanie, którego kluczowym celem jest maksymalizacja ilości pozyskiwanych klientów oraz utrzymywanie wysokiego poziomu ich satysfakcji. System to swoista baza danych na temat wszystkich kontrahentów firmy oraz działań wobec nich podjętych. Dzięki wbudowanym narzędziom możliwe staje się dowolne zestawianie zgromadzonych informacji, ich porównywanie oraz analizowanie.

To sprawia, że CRM jest doskonałym oprogramowaniem pozwalającym na efektywne zarządzanie relacjami z klientami – od sprawniejszego procesu ich pozyskania, przez błyskawiczne reagowanie na zgłoszenia i zmiany, po zdecydowanie ułatwione utrzymanie ich lojalności.  Śledzenie historii podjętych kroków i informacji o kontrahentach daje sposobność do przygotowania trafniejszej oferty dla konkretnego klienta oraz zwiększenia skuteczności prowadzonych negocjacji. Tym samym zredukowaniu ulega zarówno czas cyklu sprzedaży, jak i koszty związane z przeprowadzeniem pełnego procesu handlowego.

O tym, że CRM sprawdza się w przedsiębiorstwach różnej wielkości i branży świadczą najlepiej najczęściej wdrażane funkcje tego systemu, do których należą: baza potencjalnych klientów, planowanie i rejestracja działań, oferowanie i kosztorysowanie, komunikacja z dostawcami i podwykonawcami oraz raportowanie wyników i analiza danych sprzedażowych. To właśnie dzięki tym możliwością systemu CRM możliwe staje się znaczące usprawnienie planowania, przebiegu i kontroli działań handlowych i marketingowych. Zoptymalizowana zostaje zatem ogólna organizacja pracy teamu firmy oraz jej funkcjonalność.

Business Intelligence

Business Intelligence to nowoczesny system analityczny wykorzystywany w celu wsparcia procesu decyzyjnego firmy. Oprogramowanie pozwala na dokładne przeanalizowanie dowolnego obszaru przedsiębiorstwa w oparciu o zgromadzone w systemie dane, a następnie stworzenie przydatnych raportów i analiz wykorzystujących klarowne diagramy oraz wykresy. Uzyskane informacje mogą dotyczyć jakichkolwiek działań firmy – np. sprzedaży i kosztów z konkretnego miesiąca czy dystrybucji ze sprecyzowanego okresu.

Szeroki wachlarz zastosowań systemu Business Intelligence umożliwia przeprowadzenie pogłębionej weryfikacji kondycji całego przedsiębiorstwa w dowolnym momencie i miejscu. Wdrożenie narzędzia pozwala przede wszystkim na efektywne planowanie i zarządzanie, bieżące monitorowanie sytuacji firmy oraz optymalizację procesów biznesowych.

Rozwiązanie wspomagające podejmowanie trafnych decyzji wykorzystywane jest przez firmy rozmaitej wielkości i branży. Business Intelligence sprawdza się zatem doskonale między innymi w handlu i dystrybucji, usługach i serwisie, zakładach produkcyjnych, budownictwie czy w branży inwestycyjnej i projektowej. Wdrażana wersja oprogramowania jest bowiem zawsze dostosowywana do wytycznych konkretnego przedsiębiorstwa. Tworzenie systemu poprzedzone jest analizą przedwdrożeniową, dzięki której możliwa staje się personalizacja wyglądu i zakresu funkcji. Sporym atutem jest także funkcjonalny interfejs umożliwia szybkie dotarcie do pożądanych informacji z rozmaitych źródeł. Ponadto, sprawia, że praca z programem jest bardzo intuicyjna

Projekty

System do zarządzania projektami to narzędzie pozwalające na stałe monitorowanie przebiegu danego projektu na wszystkich etapach jego realizacji, włącznie z kontrolą poniesionych nakładów finansowych i materialnych potrzebnych do jego realizacji. Wgląd do procesu wykonywania zadania mają wyłącznie uprawnione osoby – może być to zarówno cały zespół, jak i wybrani pracownicy. Wdrożenie rozwiązania wspiera prowadzenie projektu w każdej fazie i obszarze – począwszy od planowania, przez kontrolowanie realizowanych zadań, aż po optymalizację prac czy finansów.

System do zarządzania projektami dostarcza informacji na temat postępu sporządzonego planu, tj. zadań zrealizowanych, aktualne wykonywanych oraz oczekujących. Kolejnym atutem systemu do zarządzania projektami jest funkcja harmonogramowania zadań. Pozwala ona na wytyczenie konkretnych działań, które należy rozpocząć oraz ustalenie terminu rozpoczęcia ich realizacji.

Niepodważalną zaletą jest także usprawnienie zarządzania dokumentacją projektową. Wszystkie pliki, arkusze z kluczowymi informacjami czy dokumenty (np. takie, jak faktury, umowy, oferty zamówienia, wyceny, cenniki, rysunki, zdjęcia) zgromadzone są w jednym miejscu i uporządkowane w sposób przejrzysty.

Dzięki systemowi do zarządzania projektami możliwe staje się także zweryfikowanie zaangażowania kosztowego realizacji konkretnych działań projektu na każdym jego szczeblu.  Monitorowanie przebiegu zadań to jednak nie wszystko. Narzędzie pozwala także na edycję projektu w dowolnym momencie realizacji, przy jednoczesnym zachowaniu jego poprzedniej wersji. Każda zmiana opatrzona jest adnotacją informującą o jej autorze.

DMS

DMS to innowacyjne oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi. To kompleksowe narzędzie modułowe, dzięki któremu usprawnieniu ulega praca w różnych obszarach firmy – przede wszystkim mowa tutaj o upłynnieniu obiegu dokumentów w firmie i ich zabezpieczeniu. Narzędzie porządkuje zgromadzoną dokumentację, umożliwia jej archiwizację i daje sposobność sprawnego nią dysponowania.

DMS pozwala również na efektywne zarządzanie projektami i relacjami z kontrahentami. Z kolei dzięki modułowi analitycznemu DMS istotnie wspiera procesy decyzyjne oraz zapewnia pełną kontrolę bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa. Kluczowe moduły systemu to:

  • System elektronicznego obiegu dokumentów – moduł gromadzi pełną dokumentację firmy w jednym miejscu i dookreślenie osób upoważnionych do wglądu w poszczególne pliki. Tym samym możliwa staje się pełna kontrola przepływu informacji, przy jednoczesnym jej usprawnieniu. Ponadto, wyeliminowanie zostaje ryzyko utraty istotnych arkuszy – czy to w wyniku zniszczenia, czy zgubienia. Dzięki modułowi przebieg procesów w firmie zostaje usprawniony, a praca zespołu zautomatyzowana.
  • CRM – moduł systemu DMS zarządzający relacjami z klientami i usprawniający ogólną organizację i jakość pracy zespołu. Oprogramowanie to swego rodzaju baza danych odnośnie klientów i działań z nimi związanych, które można zestawiać, porównywać i analizować. To pozwala na przygotowanie dokładniejszej, bardziej spersonalizowanej oferty, a tym samym efektywne negocjacje i znaczące skrócenie cyklu sprzedaży oraz redukcję kosztów. Moduł nie tylko ułatwia pozyskanie nowych klientów, ale pomaga utrzymać lojalność obecnych kontrahentów.
  • Zarządzanie projektem – przydatny moduł DMS pozwalający na stałe monitorowanie procesu realizacji konkretnego zadania, nakładów niezbędnych do jego wykonania oraz dokumentacji z nim związanych. Dzięki oprogramowaniu usprawnione zostają wszelkie działania dotyczące planowania i realizacji projektu. Działanie modułu to także wprowadzanie poprawek w projekcie na dowolnym etapie jego realizacji oraz harmonogramowanie.
  • Business Intelligence – analityczne narzędzie DMS pozwalające na dogłębne przeanalizowanie każdego obszaru firmy. Generowane raporty i analizy dostarczają istotnych informacji na temat kondycji przedsiębiorstwa, wspomagając tym samym proces decyzyjny.

ERP

ERP to nowoczesny system informatyczny przeznaczony do kompleksowego zarządzania firmą. Bez wątpienia można go obwołać mianem fundamentu działania każdego przedsiębiorstwa. Oprogramowanie wspiera bowiem kluczowe obszary biznesowe i procesy firmy – przede wszystkim finanse, sprzedaż, księgowość oraz kadry i płace. To oczywiście nie wszystko – usprawnieniu ulegają również operacje wykonywane w innych sferach, m.in. w produkcji, magazynie, projektach czy pracy mobilnej. Jego dwa najpopularniejsze warianty to ERP Optima oraz ERP XL firmy Comarch.

Wyróżnikiem każdego ERP jest integracja danych pochodzących z różnych obszarów firmy. Praca na jednej bazie przynosi korzyści dla całego zespołu – począwszy od decydentów, którzy zyskują kontrolę i pełen wgląd w działania każdego z działów, po pracowników najniższego szczebla mających dostęp do niezbędnych informacji. Narzędzie porządkuje procesy biznesowe w całym przedsiębiorstwie, nie ograniczając się wyłącznie do konkretnych oddziałów. Ponadto, przyspiesza przepływ informacji, usprawniając tym samym komunikację wewnętrzną, co z kolei przekłada się na wyższy poziom obsługi kontrahentów.

Pomimo tego, że wdrożenie ERP może początkowo wydawać się żmudnym procesem pochłaniającym określone zasoby przedsiębiorstwa, tak w dłuższej perspektywie czasu system okazuje się być doskonałą inwestycją niosącą ze sobą mnóstwo korzyści, m.in:

  • zwiększenie przychodu;
  • poprawa skoordynowania procesów i ich dynamiki, dzięki automatyzacji;
  • redukcja ilości błędów i niepotrzebnych działań;
  • poprawa jakości pracy oraz pełne wykorzystanie potencjału działów;
  • przyspieszenie obiegu informacji;
  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej;
  • wzrost jakości obsługi klienta.

Oprogramowanie może być wykorzystane w każdej branży. Nie ma również znaczenia jego wielkość – liczba pracowników czy funkcjonujących oddziałów. System ERP jest bowiem każdorazowo dopasowywany do profilu danego przedsiębiorstwa, jego potrzeb i celów – nigdy odwrotnie. Ponadto, to narzędzie skalowalne, zapewniające szybkie i stabilne działanie również w przypadku wzrostu użytkowników pracujących na systemie. Zadzwoń 32 263 00 00  lub wypełnij formularz w zakładce kontakt.

Elementy skutecznego zarządzania firmą dzięki systemom IT

| Gorące, Systemy DMS, Systemy ERP |