Współcześnie znacznie ogranicza się korzystanie z papierowych dokumentów. To nie tylko wygodniejsze, ale też bardziej bezpieczne, oszczędne oraz ekologiczne. Trzeba jednak pamiętać o tym, że cyfrowe pliki również powinny być odpowiednio zorganizowane. Wyjaśniamy, czym jest digitalizacja obiegu dokumentów i dlaczego warto wprowadzić ją w swojej organizacji!
Na czym polega cyfryzacja dokumentów?
Zacznijmy od wyjaśnienia tego, na czym polega cyfryzacja dokumentów. Proces ten obejmuje dwa zagadnienia:
- digitalizację istniejących już, papierowych dokumentów, poprzez ich skanowanie,
- tworzenie cyfrowych dokumentów.
Następnie wszystkie umowy, faktury, rachunki, sprawozdania, analizy itp. w wersji cyfrowej podlegają archiwizacji. Zostają odpowiednio oznaczone i uporządkowane, tak by w każdej chwili dało się je odnaleźć, nawet gdy nie zna się pełnej nazwy dokumentu, np. po dacie wystawienia, słowie kluczowym czy autorze/odbiorcy.
Do cyfryzacji dokumentów wykorzystuje się zaawansowane programy i narzędzia IT. Dzięki temu można zapanować nad plikami, tworząc spójną bazę danych. Dostęp do niej mają jedynie uprawnione osoby, ale mogą pobrać dokumenty w każdej chwili, z dowolnego miejsca – wystarczy komputer lub sprzęt mobilny podłączony do internetu.
Systemy tego typu posiadają także moduły ułatwiające przesyłanie dokumentów. Chronią informacje przed modyfikacją, skasowanie, kradzieżą czy wyciekiem, a także pozwalają śledzić, kto miał dostęp do danego pliku. W ten sposób tworzy się tzw. cyfrowy obieg dokumentów.
Zalety cyfryzacji
Liczne zalety cyfryzacji sprawiają, że rozwiązanie to jest już powszechnie stosowane. Papierowe dokumenty sprawiają wiele trudności, a nawet w małych organizacjach każdego dnia ma się do czynienia z wieloma umowami, fakturami, rachunkami itp.
Warto zdecydować się na cyfryzację dokumentów, ponieważ jest to:
- szybkie – elektroniczny obieg pozwala znacznie usprawnić wiele procesów biznesowych i związanych z nimi formalności, ponieważ pomaga błyskawicznie znajdować dokumenty i przesyłać je do osób uprawnionych;
- wygodne – stworzenie, przekazanie czy zaakceptowanie dokumentu to tylko kilka kliknięć;
- ekologiczne – znacznie ogranicza się zużycie papieru oraz innych zasobów (m.in. energia elektryczna, tonery/tusze do drukarek);
- opłacalne – cyfrowe archiwum zwalnia z konieczności stworzenia i utrzymania dodatkowego pomieszczenia, w którym przechowuje się papierowe kopie (wystarczy zagospodarować trochę miejsca na najważniejsze dokumenty);
- bezpieczne – pliki są chronione przed skasowaniem, modyfikacją, wyciekiem albo kradzieżą, a do tego nie mogą zostać np. zalane, spalone czy zgubione; regularnie wykonywane są kopie zapasowe.
Gdzie szukać specjalistów od cyfryzacji dokumentów?
Przedsiębiorcy często nie wiedzą, gdzie szukać specjalistów od cyfryzacji dokumentów. Najlepiej wybrać doświadczoną firmę IT, która kompleksowo przeprowadzi cały proces – dobierze, a następnie wdroży odpowiedni system. Dzięki wsparciu specjalistów ma się pewność, że procedura przebiegnie bezproblemowo, a wszystkie dane będą bezpieczne. Do tego zaoferowane rozwiązanie będzie najlepiej dopasowane do specyfiki firmy.
Więcej informacji znajdziesz na https://www.connecto.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/